Les Atouts d’un VMS : Standardiser le process d’achats P2I

Qui n’a jamais retenu un mot de trop devant un collègue qui annonce fièrement que son nouveau prestataire arrive la semaine prochaine sans avoir prévenu avant ?

On essaie de garder le sourire, malgré le nombre croissant de prestataires externes à gérer, avant de se rendre compte que, encore une fois, ce fournisseur n’est pas référencé….

Cette situation, nous la connaissons tous : le stress d’avoir à tout faire en quelques jours et l’agacement parce que : 1 – ce n’est pas la première fois et 2 – les choses pourraient être plus simples si un process clair était établi entre les différents services.

Et encore, c’est sans parler des informations manquantes dans un dossier, des aller-retours entre services pour savoir qui fait quoi et de l’excès de zèle de la nouvelle assistante juridique qui demande à relire les contrats fournisseurs tout à coup…

L’achat de prestations intellectuelles ne devrait pourtant pas être si compliqué, mais comment faire ? L’idée d’un outil unique dans lequel tout ce process pourrait être géré semblait illusoire jusqu’à découvrir ce qu’est un VMS. Ne reste plus qu’à l’introduire auprès des services concernés et ce n’est pas gagné d’avance. 

Une fois passée l’explication du sigle (VMS = Vendor Management System), il faut encore réunir tous les acteurs autour de la table et faire concorder les agendas les plus indisponibles au monde… (et trouver une salle assez grande!) Parce que, voilà, un achat de prestation intellectuelle, ce n’est pas un formulaire à remplir pour une demande de fourniture et la mise en place d’un VMS impose l’expression précise d’un process standard pour tous les achats P2I !

Le jour J, arrive en avance les déjà convaincus, à l’heure les curieux et en retard, les réfractaires. Chacun prêche pour sa paroisse, mettant en avant les contraintes d’un seul process en fonction des cas particuliers, contre les avantages de ne plus se poser la question du qui fait quoi dans son champ de compétences. 

La mise en place d’un process défini, propre à l’achat de P2I et à l’entreprise, permet à chaque personne de se concentrer sur son propre rôle : le demandeur énonce son besoin, les achats négocient le coût, le service juridique s’occupe du contrat, les directions valident la demande, etc.

Le VMS vient ensuite fixer le process et l’automatiser au sein de l’entreprise. Quand un nouveau besoin de ressources externes apparaît, chacun sait ce qu’il a à faire dans le VMS. Toutes les informations utiles et nécessaires circulent d’étape en étape en fonction du responsable de la prochaine action. Plus besoin de courir après un document oublié ou une validation faite à l’oral…

Les ressources externes prennent une part croissante dans les forces vives des entreprises. Un outil dédié à leur gestion est essentiel pour gérer cette croissance sans que cela devienne une usine à gaz.

Et aujourd’hui, quand Arnaud arrive la bouche en coeur en annonçant que son nouveau prestataire arrive la semaine prochaine, il suffit de lui répondre de passer par OBMS, le VMS d’Opase !