La collaboration entre Achat et DSI
C’est toujours la même histoire quand Benoît de la DSI a besoin d’un nouveau prestataire, il vient prévenir le service achats, comme on lui a dit de faire, avec un magnifique “il me faut un autre développeur Java la semaine prochaine pour 6 mois et un bon!” et il s’en va …
Voyons le bon côté des choses, cette fois-ci, il s’est déplacé jusqu’au service achat mais dire qu’on cherche un développeur Java est aussi précis que demandait une bouteille de vin chez un caviste. Encore faut-il connaître pour quelle occasion (le projet), le nombre de convives (l’équipe), d’éventuels critères de production (les entreprises fournisseurs), le budget maximum…
On va donc demander plus d’informations à Benoît et la première chose qu’il nous répond, c’est que lui seul aurait déjà trouvé le prestataire. Avec un sourire, on arrive à le faire parler un peu plus et c’est alors qu’il nous explique qu’il veut quelqu’un qui soit à 8h au bureau, qui sache optimiser le multithreading et qui aime le football !
Après 30 minutes de discussion, on arrive enfin à avoir toutes les informations nécessaires à la rédaction d’un appel d’offres en bonne et due forme. Benoît lance un nouveau “et pas dans trois semaines !” avant qu’on quitte son bureau.
Lorsque les fournisseurs nous envoient les premières réponses, il est tentant d’essayer de les traiter directement mais la moitié des informations des dossiers de compétences nous paraissent obscures. Heureusement, Benoît va s’en occuper.
Une semaine plus tard, Benoît revient nous voir avec un grand sourire, il a trouvé le prestataire idéal à un détail près : son budget est serré. Les critiques sont donc rapidement oubliées pour nous demander sans détour de négocier le coût le plus bas.
Dans un achat de P2I, l’échange entre la DSI et le service achat est nécessaire pour profiter des compétences de chacun et trouver le bon prestataire au bon prix. Mais nécessaire, ne veut pas forcément dire facile, ni efficace.
Une solution de type VMS (Vendor Management System) permet de modéliser le process d’achat de P2I dans un outil unique. Toutes les informations nécessaires y sont enregistrées et les rôles de chacun sont définis à l’avance. Chacun peut ainsi se concentrer sur son expertise métier. Les échanges sont plus fluides et la collaboration est plus facile.