3 idées pour mieux collaborer entre Achats et Finance
Les achats de prestations intellectuelles représentent un enjeu important pour les entreprises. Que ce soit sur des sujets de conseil, de projets informatiques, de formation, ils concernent de nombreux Métiers dans l’entreprise et touchent à des sujets stratégiques. Selon le secteur de l’entreprise, ils peuvent représenter une part importante des dépenses et impacter sa performance globale.
En parallèle, la recherche croissante de performance, plaçant les Directions Achats et les Directions financières en première ligne, devrait les inciter à mieux collaborer. Pourtant, le dialogue n’est pas toujours évident entre ces deux fonctions.
Quelles sont les pistes pour optimiser leur collaboration ?
1. Définir des outils de mesure communs
Il n’existe pas vraiment de méthode de calcul des gains qui fasse l’unanimité entre les Achats et la Finance. Les Achats vont défendre des gains que la Finance ne retrouvera pas forcément dans le bilan. Par exemple, une diminution des TJM obtenue grâce à l’action des Achats ne se retrouvera peut-être pas dans l’EBITDA de la DAF, si le nombre de prestations augmente ou que les utilisateurs passent par un prestataire non validé par les Achats.
Aussi il est important de définir une sémantique commune, en se mettant d’accord sur des KPI ou des outils de mesure de la performance des Achats, afin d’éviter les décalages et les incompréhensions en fin d’année. La mise en place de réunions régulières entre les deux services est également une piste intéressante. Dans tous les cas, l’objectif est de comprendre la vision et les enjeux des deux métiers.
2. Utiliser un outil de collaboration et partager l’information en temps réel
Les besoin du CFO (Finance) et du CPO (Achats) ne sont pas les mêmes pour les achats de prestations intellectuelles et de services.
Le premier souhaitera accéder à des outils de reporting et de pilotage du budget, à des fonctionnalités de contrôle analytique, à des outils de gestion prévisionnelle ou encore pouvoir répartir les charges sur les différents projets internes. Le second privilégiera un outil lui permettant de piloter les relations avec ses fournisseurs, d’accéder à un reporting opérationnel pour optimiser ses négociations et augmenter le niveau de qualité des prestations.
L’utilisation d’un Vendor Management System, qui est un outil d’achat et de pilotage des prestations externalisées, permet de répondre aux besoins de chaque département. Tout d’abord, en centralisant et en processant les demandes de prestations externes, ce type d’outil assure de regrouper 100% des dépenses de prestations intellectuelles et de services. Sans outil, la capacité à tracker et piloter ces dépenses serait quasiment “mission impossible”.
La centralisation des données dans une plateforme unique offre l’opportunité de disposer de chiffres réels, fiables et consolidés, et avant toute chose identiques pour tous les départements. Cela facilite le dialogue, les analyses, et permet également à chaque métier de gagner du temps en adressant en temps réel les données qui l’intéresse, par entité, zone géographique, projet ou période.
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3. Se mobiliser sur des sujets communs
La gestion des achats de prestations intellectuelles et de services ne se limite pas à une seule maîtrise des coûts. Sur ces achats à forte valeur ajoutée pour l’entreprise se dessinent d’autres enjeux qui peuvent impacter fortement sa performance et sur lesquels Finance et Achats ont des intérêts communs.
La performance des achats de l’entreprise passe également par une gestion saine des relations fournisseurs, qu’on ne retrouve pas nécessairement en bas des bilans de fin d’année, mais qui aura un impact énorme à moyen et long terme sur la performance globale de l’entreprise.
Des sujets comme la qualité et le risque fournisseur sont pris en charge par les bonnes solutions Vendor Management System. Des outils permettant de définir le niveau de dépendance des fournisseurs et de noter en continu la qualité des prestations fournies sont mis en place dans ces interfaces, offrant aux acheteurs une meilleure visibilité pour sélectionner le bon fournisseur pour chaque projet.
La réduction des litiges factures est également un sujet sur lesquels Achats et Finance ont un intérêt commun. Dans l’achat de prestations intellectuelles, de nombreux litiges ont pour source un désaccord sur la validation des temps passés par les prestataires sur les projets. Les Vendor Management Systems, en intégrant un système de validation tripartite entre fournisseur, chef de projet et acheteur, forcent la validation des temps avant l’édition du bon de commande et permettent de supprimer les litiges facturation très coûteux en temps et en ressources.
En résumé, Achats et Finance poursuivent le même but d’optimisation de la performance dans la gestion des achats de prestations intellectuelles, mais ont parfois des difficultés à communiquer car ils ne sont pas en phase sur les indicateurs utilisés pour la mesurer.
L’utilisation d’outils communs et spécialisés sur ce sujet et une meilleure communication entre ces deux métiers leur permettrait de mieux comprendre leurs attentes respectives pour travailler dans une réelle logique de partenariat.
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