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Les fonctions comme la DSI, la Direction Opérationnelle ou encore la DRH sont de grosses consommatrices de prestations externes (développement, ingénierie, conseil…). Notamment, avec la digitalisation des entreprises, le recours à des prestataires externes s’est fortement développé. Ces lignes de dépenses croissantes ont attiré l’attention des DAF et des Directions Générales qui ont de plus en plus intégré les Directions Achats dans le processus pour négocier et maîtriser ces coûts.

Les éditeurs de solutions achats ont vu une opportunité, et certains ont rajouté une “brique” supplémentaire à leur solution pour les achats de prestations intellectuelles.

Mais on ne peut pas acheter les prestations d’un consultant comme on achète des fournitures informatiques. C’est pourquoi des solutions dédiées existent : les Vendor Management Systems (VMS).

Etant donné le positionnement de certains logiciels achats sur les prestations, les entreprises ont parfois du mal à saisir les spécificités d’un Vendor Management System.

Si vous souhaitez mettre en place une solution pour vous accompagner dans la gestion de vos prestations externes, comment savoir pour quelle solution opter ? Avant toute chose, il est important de comprendre la différence entre une solution d’achats et un Vendor Management System.

Quelle différence entre une solution d’Achats et un Vendor Management System ?

 

Un logiciel achats est une solution généraliste, qui permet de gérer les achats de produits très différents. Dans la mesure où il couvre plusieurs catégories, il se doit de rester généraliste, afin de répondre aux plus larges dénominateurs communs entre chaque famille d’achats.

Un Vendor Management System (VMS) est une solution spécialisée, qui permet de gérer une catégorie bien particulière : les prestations externalisées (prestations de services, prestations intellectuelles…). En tant que solution spécialisée, elle permet de répondre aux spécificités de cette catégorie, avec des fonctionnalités avancées adaptées. Elle ne se limite pas au simple achat.

PRATIQUE
Découvrez en 2 minutes ce qu’est un Vendor Management System, avec la vidéo de présentation d’OBMS.

Dois-je m’orienter vers une solution Achats ou vers un Vendor Management System ?

 

La première question à vous poser est : quel est mon volume ?

Si vous gérez 10 ETP (Équivalents Temps Plein) par an, opter pour une solution spécialisée n’est peut-être pas nécessaire.

En revanche, si vous gérez l’équivalent de 50-100 ETP par an ou plus, sur un ou plusieurs sites, sur un ou plusieurs pays, il est important de vous poser la question et de prendre le temps de choisir le bon outil.

Certaines fonctionnalités sont aussi bien traitées par les solutions achats que par les Vendor Management Systems : gestion de panels fournisseurs, gestion de la commande, reporting avec état des dépenses par fournisseurs ou par entités…

Mais d’autres fonctionnalités, indispensables lorsque votre entreprise gère d’importants volumes de prestations externalisées, ne sont pas prises en charge par les solutions achats.

PRATIQUE
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités du Vendor Management System OBMS, consultez les fiches pratiques OBMS

12 fonctionnalités nécessaires pour la gestion de vos ressources externes

 

Voici une liste de fonctionnalités proposées par les Vendor Management Systems et que vous ne retrouverez pas dans les suites Achats.

Il est essentiel d’identifier vos besoins sur ces fonctionnalités avancées. Si elles vous semblent utiles et qu’elles correspondent à vos processes internes ou à vos besoins, opter pour une solution Vendor Management System sera recommandé.

En effet, une solution d’achats risque de ne pas prendre en charge correctement les spécificités liées aux prestations. Le risque est alors de forcer la mise en place d’un outil généraliste qui ne sera utilisé ni par les fonctions prescriptrices, ni par la fonction Achats.

 

1. Expression du besoin (Assistance Technique)

Gestion de la spécificité des demandes de type intérim et Assistance Technique. Descriptif du projet, expression des compétences requises (techniques, relationnelles), définition du profil, dates du projet.

2. Expression du besoin (Forfait)

Prise en compte des spécificités propres au forfait et au SOW, descriptif de la prestation, expression des compétences requises, décomposition de la demande en lots et en jalons.

3. Évaluation des réponses

Réception des dossiers envoyés par chaque fournisseur, gestion des pièces jointes (CV), scoring automatisé des différents profils (adéquation vs compétences demandées), possibilité de prise de décision collaborative via l’interface, intégration de remarques et commentaires, comparaison des tarifs.

4. Gestion des interviews

Possibilité de programmer des RDV via la plateforme avec les profils proposés, d’intégrer dans la plateforme les feedbacks suite aux entretiens avec les candidats, et de noter chacun des profils suite à l’entrevue pour aide à la décision (scoring automatique).

5. On-boarding (intégration de la nouvelle ressource)

Gestion de l’arrivée des nouveaux prestataires dans les locaux : date d’entrée, demande de badge, de matériel, d’accès SI, etc. Une alerte est envoyée par la plateforme aux services concernés avant le début de la mission. Cela permet un démarrage dans les temps et dans de bonnes conditions.

6. Off-boarding (sortie de la ressource)

A la fin d’une mission, système d’alertes automatisées auprès des services concernés pour la récupération des matériels, des badges, l’annulation des accès, etc. avant le départ de la ressource externe.

7. Gestion des timesheets

Gestion intégrée des décomptes de temps et des notes de frais, avec process de validation chef de projet / manager du prestataire / acheteur. Validation accessible en mobilité (sur smartphone). Système de validation permettant l’automatisation des bons de commande et la suppression des litiges facture.

8. Gestion des risques juridiques

Interface adaptée aux contraintes juridiques locales. Pour la France : interface pensée pour réduire le faisceau de preuves de délit de marchandage et de prêt de main d’oeuvre illicite (expression du besoin orientée “prestation” et pas “candidat”, validation des temps par le manager de la ressource externe et non par le chef de projet interne, etc.)
Gestion des documents obligatoires lors du référencement d’un nouveau fournisseur (attestation d’immatriculation, attestation sociale, attestation d’assurance, délégation de pouvoir…)

9. Évaluation des fournisseurs

Possibilité de noter et d’évaluer chaque prestation en cours (à intervalles réguliers, à la fin de chaque jalon, etc.) et en fin de prestation. Permet d’avoir une note qualité toujours mise à jour et disponible lors des appels d’offre. Vous sortez d’une simple logique achat pour évoluer vers une démarche qualité.

10. KPI spécifiques aux prestations

En plus des KPI traditionnels (dépenses par fournisseur, évolution des tarifs, budgetisé vs engagé, etc.), un VMS possède des indicateurs relatifs à sa capacité de gestion de réponses multi-fournisseurs : efficacité commerciale, scoring qualité… Il permet de sortir d’une seule démarche de réduction des coûts et d’optimiser l’ensemble de la prestation et de la relation fournisseur.

11. Gestion de grilles de profils

Gestion et mise en place de grilles de profils types auxquels l’ensemble de vos services font appel dans le cadre de projets et de prestations. Ces grilles de profils permettent une réponse aux besoins plus rapide et facilite la négociation avec les fournisseurs.

12. Négociation des Taux Journaliers (TJM)

La fonctionnalité de référencement permet de négocier globalement, de manière récurrente les tarifs des grilles de profils (non prises en charge par les solutions achats) avec l’ensemble des fournisseurs. Cette fonctionnalité permet d’optimiser les tarifs et de rationaliser vos panels fournisseurs.

 

Ces fonctionnalités correspondent à des besoins dans votre organisation ? Vous souhaitez en savoir plus sur les solutions Vendor Management System ? N’hésitez pas à consulter le site Internet d’OBMS, la solution VMS développée par Opase.

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