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Les achats de prestations intellectuelles font partie de la grande famille des achats de services, mais possèdent leurs spécificités propres. Utilisés par de nombreux départements dans l’entreprise, ils échappent encore souvent au spectre des Achats.

Nous allons aborder ici les principaux enjeux liés à ces spécificités.

 

Qu’entend-on par “prestations intellectuelles” ?

 

Il n’existe pas de définition clairement établie. Une prestation de service peut s’entendre comme étant une “prestation intellectuelle” à partir du moment où la part de réflexion est supérieure à la part de service. Elle est immatérielle et fait appel à l’imagination et à la créativité.

Contractuellement parlant, c’est un cas de figure où le prestataire ne va pas vendre une marchandise, mais va mettre à disposition de son client son savoir-faire dans un domaine précis. De cette prestation peuvent résulter des livrables.

 

Les fonctions “consommatrices” de prestations intellectuelles

 

Dans une organisation, les fonctions prescriptrices engagent des dépenses en prestations intellectuelles. Il s’agit d’une famille d’achat que l’on retrouve dans de très nombreux départements.

Les fonctions prescriptrices peuvent être : les Ressources Humaines, le Marketing, la Communication, la Finance, la DSI, la Production, la Qualité, le Bureau d’étude, la Direction Générale…

Les types de prestations intellectuelles s’expriment dans des besoins aussi variés que : le consulting, la formation, le recrutement, le coaching, l’audit, les avocats, les juristes, les agences, les freelances, l’ingénierie, les prestations informatiques, l’infogérance, la certification, la veille, etc.fonctions-prescriptrices-achats-prestations-intellectuelles

Les spécificités des achats de prestations intellectuelles

 

On le dit et on le répète : les achats de prestations intellectuelles peuvent être rationalisés, optimisés et processés comme d’autres familles d’achats plus classiques… Mais ils ont des spécificités bien particulières, auxquels vous devez être attentif, et qui ne peuvent pas toujours être traitées par des solutions d’achat généralistes.

 

1. Protégez vos droits

 

Vous travaillez régulièrement sur des projets avec des développeurs, des créatifs… ? Attention, contrairement aux idées reçues, si un développeur salarié cède automatiquement ses droits de propriété intellectuelle à la société qui l’emploie, cela n’est pas automatique pour les non salariés.
Il est indispensable pour votre organisation d’acquérir les droits de propriété intellectuelle, et de le formaliser contractuellement.

Dans le cas, par exemple, de développements informatiques et de logiciels, voici les droits auxquels vous devez penser :

  • le droit de reproduction ou d’utilisation
  • le droit de représentation et de diffusion
  • le droit de traduction, de modification, d’intégration…
  • le droit de commercialisation et d’exploitation
  • etc…

En précisant les notions d’exclusivité, de temps et de périmètre géographique.

Pensez également à vérifier que l’exercice est réalisé du côté de vos fournisseurs. Vous employez une société de services, qui elle-même fait appel à des compétences externes ? Assurez-vous que ce fournisseur a bien veillé à protéger les droits de propriétés intellectuelles avec ses propres prestataires… afin d’éviter tout imbroglio juridique.

 

2. Eviter le délit de marchandage et le prêt de main d’oeuvre illicite

 

Vous faites appel à un développeur en SSII ou à un graphiste freelance ? Vous validez directement son planning de tâches hebdomadaires ? Vous lui avez remis un badge d’accès à la cantine de l’entreprise ? Vous lui prêtez un PC ? Son nom est sur l’annuaire d’entreprise ? Il a une carte de visite ou un email au nom de votre entreprise ? Soyez prudent !
L’appel à des ressources externes, s’il est mal maîtrisé, peut vous faire tomber sous le coup de deux infractions : le délit de marchandage et le prêt de main d’oeuvre illicite (article L. 8241-1 du code du travail).

Pour éviter cela, le meilleur moyen est de ne pas appliquer à vos ressources externes les conditions de travail salarié qui sont en cours dans votre entreprise.
C’est en effet l’accumulation de preuves, qu’on appelle “faisceau de preuves”, qui permettra à un juge de déterminer si vous êtes, ou non, sous le coup du délit de prêt de main d’oeuvre illicite ou du délit de marchandage.

Voir aussi l’article : Le délit de marchandage

UTILE
Certaines solutions Vendor Management System (VMS), vous permettent de limiter le faisceau de preuves, lors de l’achat de prestations intellectuelles ou lors du recours à des ressources externes.

 

3. Obligation de moyens ou obligation de résultat ?

 

Dans le cadre d’achats de prestations intellectuelles, la question est souvent de savoir si votre prestataire est tenu à une obligation de moyens ou à une obligation de résultat. Attention de bien vous accorder sur ce sujet lors de vos échanges. Et de le formaliser contractuellement.

Un exemple : dans l’univers très concurrentiel des agences de référencement sur Internet, certains prestataires peuvent parfois promettre de positionner votre site Internet en 1ère page des résultats de recherche en moins de 3 mois.

L’obligation de résultat verra votre prestataire dans l’obligation d’obtenir ce résultat sous 3 mois. Tandis que l’obligation de moyens le contraindra à mettre en place tous les moyens à sa disposition pour tendre vers cet objectif… sans nécessairement l’atteindre.

Il est de votre responsabilité de border ces points avec votre prestataire… Tout en veillant à vous interroger sur un prestataire qui accepterait de signer des conditions d’obligations de résultat peu réalistes.

Des panachages entre obligation de moyens et obligation de résultat sont également possibles, vous pouvez consulter cet article pour approfondir le sujet.

 

4. Besoin de professionnalisation des achats sur ces catégories

 

Personne ne remet en cause, aujourd’hui, le bien fondé de la mutualisation des achats de papier dans les entreprises. D’autres achats, qui concernent la majorité des départements, ne sont pourtant pas mutualisés. Il s’agit entre autres des prestations intellectuelles.

Pourquoi cette famille d’achat semble-t-elle faire exception, voire échappe au service Achats ? Parce que l’on touche à l’humain ? Parce que les besoins et les processes d’une DSI, d’une DRH ou d’un service marketing, sont spécifiques, et qu’ils nécessitent une bonne connaissance de la part de l’acheteur ? Peut-être, également, parce qu’une certaine relation de confiance s’est instaurée entre les fournisseurs et les services prescripteurs, qui ne souhaitent pas modifier leurs habitudes ?

Et pourtant, des économies substantielles peuvent être réalisées. Par la mise en place de grilles de profils, pour la DSI. Par l’utilisation systématique de Cahiers des Charges clairement rédigés et structurés, en lieu et place de briefs oraux, pour les Directions Ingénierie. Par la mise en compétition de plus de 2 ou 3 prestataires habituels… Bref, par le respect de processes achats. C’est là que la Direction des Achats peut apporter sa valeur ajoutée.

POUR ALLER PLUS LOIN
L’utilisation de solutions comme les Vendor Management Systems (VMS) permet de mettre en place et faire respecter les processes et les flux de décisions propres à votre organisation. Pour en savoir plus, découvrez en vidéo le Vendor Management System OBMS, de la société Opase.

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