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L’étude 2016 “Priorités des DAF” (réalisée par PwC et la DFCG) fait état d’un changement de mentalité dans les priorités identifiées par les directeurs financiers. Pour 40% d’entre eux, la transformation de leur fonction fait partie de leurs 3 principales priorités.

Paradoxalement, 63% des DAF de grands groupes (et 51% dans les ETI) voient l’augmentation du volume de données comme une menace.

 

Le DAF, acteur majeur de la transformation digitale dans l’entreprise

 

Et pourtant… Dans le contexte actuel où les business models sont bouleversés et où le big data est roi, le DAF se doit d’être un pivot et un acteur majeur de la transformation digitale dans l’entreprise.

Qu’il s’agisse du déploiement d’un nouvel outil d’e-learning, du lancement d’un site e-commerce, de la dématérialisation de la facturation… L’ensemble des services sont concernés par cette digitalisation. Les projets, à la fois complexes et techniques, nécessitent pour la plupart de recourir à des compétences externes de conseil et de développement.
Certains services, comme la DSI, souvent porteuse des projets relatifs à la digitalisation, sont fortement consommateurs de prestations externes / de prestations intellectuelles.

Pour les Directions Financières, comment avoir une vision claire et globale de ces multiples projets et des ressources engagées ? Comment piloter au mieux ces ressources externes, disséminées entre plusieurs services, voire plusieurs pays ?

Certaines entreprises ont fait le choix d’opter pour des solutions d’Achats SI. Adaptées pour des catégories d’achats simples, comme par exemple la fourniture de bureau, elles sont très vite limitées pour la gestion et l’achat de prestations intellectuelles. A la croisée de plusieurs fonctions (DAF, DSI, Achats, RH…), liées à l’humain, elles nécessitent un traitement particulier.

L’utilisation de solutions dédiées, comme les Vendor Management Systems (VMS), permet à l’ensemble des services de gérer simplement les prestataires externes, du sourcing jusqu’au contrôle analytique, dans un outil unique et commun à tous.

La valeur ajoutée d’un Vendor Management System pour la Direction Financière

 

Et pour la fonction Finance… Quels sont les bénéfices spécifiques que peuvent apporter une solution VMS ?

1. Simplifiez le contrôle budgétaire et prévisionnel pour les prestations de services / prestations intellectuelles

1-tableau-controle-nbGrâce à la gestion des timesheets (directement dans l’outil) de l’ensemble des prestataires externes, vous disposez d’une vision complète et globale des dépenses prévisionnelles et engagées. Les données sont interfacées avec vos outils de gestion. Vous visualisez également les dépenses passées, pour une maîtrise totale et une consolidation facilitée de vos budgets.

 

2. Imputez facilement les ressources externes dans votre contrôle analytique

2-fleche-imputation-nbLes chefs de projet peuvent indiquer directement dans l’outil les codes analytiques définis par la direction financière, et ce pour chaque projet.
Sans étape supplémentaire pour les opérationnels, vous pouvez ainsi effectuer très facilement vos imputations analytiques, tout en limitant le faisceau de preuves du délit de marchandage.

 

 3. Supprimez les litiges facturation

nb3-litigesfactureUn VMS permet de dématérialiser la déclaration mensuelle des prestations (heure, jour, jalons…), de gérer les éventuels désaccords entre le chef de projet et le fournisseur. Il permet également d’éditer un bon à payer et d’automatiser sa réception. L’automatisation et le système de contrôle permettent de supprimer les désaccords et donc de réduire drastiquement les litiges factures.

PRATIQUE
Consultez la fiche OBMS « Suivi et facturation »

 

4. Gardez le contrôle sur la stratégie d’externalisation

4-chess-nbDes outils de reporting sont accessibles et mis à jour en temps réel. Vous avez une vision globale ou par entité sur les dépenses engagées /vs/ budgétisées, sur le nombre de prestations en cours, les fournisseurs… Pour pouvoir les piloter au plus juste et avoir une connaissance plus précise du poids des prestations externalisées parmi les services prescripteurs.

PRATIQUE
Consultez la fiche OBMS « Reporting Stratégique »

 

5. Réduisez votre charge administrative

5-reduire-charges-nbUn Vendor Management System permet l’automatisation des tâches administratives à faible valeur ajoutée : relance par email ou par téléphone des interlocuteurs, en interne comme en externe, compilation de tableurs excel pour analyse et traitement des données, validation des décomptes de temps… Ces tâches sont processées et automatisées dans le VMS, et permettent à chaque service de se concentrer sur son cœur de métier.

 

6. Gestion internationale et prise en compte des spécificités locales

6-multilingue-nbLes bons outils VMS ont développé des interfaces multi-lingues, et multi-devises, pour permettre le déploiement de la solution dans les pays dans lesquels leurs clients internationaux sont implantés. Ils proposent également une gestion multi-sites et multi-pays. Cette transversalité du système permet un pilotage global et une consolidation des données simplifiée pour les fonctions supports.
Ils permettent aussi la gestion des spécificités locales, aussi bien sur des sujets administratifs que juridiques (comme le prêt de main d’oeuvre illicite, pour le marché français).

 

POUR ALLER PLUS LOIN
Pour en savoir plus sur ce qu’est un Vendor Management System, vous pouvez consulter notre vidéo de présentation.

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