5 raisons d’utiliser un VMS pour optimiser vos achats de prestations intellectuelles

Selon un rapport du Boston Consulting Group, d’ici 2030, la majorité des pays vont subir une pénurie massive de personnel : populations vieillissantes, guerre des talents, manque de compétences…

En parallèle, on constate une croissance forte des ressources externes (consultants, freelances, sociétés de portage, SSII/ESN…) dans les entreprises, pour les accompagner sur des sujets stratégiques : toutes les fonctions prescriptrices (Direction Générale, Finance, DSI, Marketing, Ressources Humaines, Production, Qualité, Bureau d’étude…) engagent des dépenses de prestation intellectuelle.

Les Directions Achats : chefs d’orchestre entre prescripteurs, fournisseurs et acheteurs

Les Directions Achats sont au cœur de cet enjeu stratégique qui touche l’ensemble de l’entreprise et ont un véritable rôle de chef d’orchestre pour faciliter les relations entre prescripteurs, fournisseurs et acheteurs.

Ces populations qui doivent collaborer ensemble ont toutefois des motivations qui peuvent être divergentes : l’acheteur recherchera une optimisation de ses coûts, le fournisseur une maîtrise de sa marge, le prescripteur une autonomie dans le choix de ses prestataires.

Le rôle de la Direction Achats, au croisement de ces trois populations, est de les faire travailler ensemble pour générer de la valeur au sein de l’entreprise. Plus elle arrivera à positionner les acheteurs tôt dans le processus et la détection des besoins, plus importants seront les leviers de négociation et la contribution à la qualité et à l’innovation dans l’entreprise.

Des solutions spécialisées existent, permettant de faire collaborer efficacement ces 3 entités prescripteur – acheteur – fournisseur, en répondant à leurs besoins spécifiques. Très utilisées sur le marché nord américain, elles sont encore peu connues en Europe, où des solutions adaptées aux besoins locaux existent. Il s’agit des Vendor Management System (VMS).

Qu’est-ce qu’un Vendor Management System ?

Un Vendor Management System est une solution qui permet aux entreprises de gérer l’ensemble de leurs ressources externes (intérim, forfait, assistance technique, conseil, freelance, centre de services…), de A à Z, dans un seul et unique outil.

Un VMS n’est pas une simple solution d’achats, et une solution d’achats n’est pas un VMS : on n’achète pas les prestations d’un consultant comme on achète de la fourniture de bureau.

5 raisons pour lesquelles un VMS aide les Achats à générer de la valeur

Gain de temps, gains financiers, automatisation des processes et des documents, meilleure maîtrise des fournisseurs… Les bénéfices d’un Vendor Management System sont importants pour les Directions Achats et leurs acheteurs et l’outil est adapté aux problématiques d’achat de prestation intellectuelle.
Ils permettent de fluidifier les échanges entre les différents intervenants, d’améliorer la productivité des équipes achat pour se concentrer sur leur cœur de métier et mieux servir les clients internes.

1. Des gains financiers mesurables

« La mise en place d’un VMS permet un gain financier de 10 à 30% »

 > Les outils de référencement permettent de mettre à jour et négocier rapidement les tarifs maximum de l’ensemble de vos fournisseurs pour vos grilles de profils.
> Le système de “rounds” de négociation dans des modules tels que le Référencement Dynamique permet d’harmoniser les tarifs fournisseurs et d’éviter des dépassements non justifiés sur certains profils.
> A chaque appel d’offre, vous avez une visibilité immédiate sur le TJM des fournisseurs que vous souhaitez sélectionner.
> Vous disposez d’outils de reporting automatisés pour visualiser l’évolution des tarifs de vos fournisseurs et les encadrer.

PRATIQUE
Pour en savoir plus, téléchargez la fiche OBMS « Sourcing fournisseur »

2. Amélioration de la productivité de vos équipes :

« La gestion administrative des fournisseurs (appels, emails, mise à jour des documents) gérée manuellement est chronophage. Avec un Vendor Management System, ces tâches sont automatisées et permettent aux acheteurs de se concentrer sur la négociation et la qualité. »

> Vous pouvez contacter les fournisseurs de prestation intellectuelle pour vos appels à projet et actualisations de tarifs directement depuis la plateforme : suppression des échanges email et téléphoniques chronophages. L’ensemble des réponses sont centralisées et traitées dans l’interface.
> Processus de validation : les processus sont automatisés, et le système alerte automatiquement les interlocuteurs concernés à chaque étape (donneur d’ordre, fournisseur, acheteur…). Plus de perte de temps avec les relances.
> Vous avez accès à des fiches fournisseurs récapitulatives, mutualisées , mises à jour automatiquement à chaque projet, et éditables immédiatement : plus de fichiers lourds et obsolètes à gérer entre vos équipes.

3. Meilleure maîtrise des fournisseurs :

« Vous reprenez la main sur vos fournisseurs, parfois habitués à traiter directement avec les prescripteurs, pour assurer un meilleur ratio coût/qualité »

> Vous pouvez réduire le poids des projets de gré-à-gré et challenger vos fournisseurs grâce à la consultation multi-fournisseurs.
> Vous avez une meilleure connaissance de vos fournisseurs grâce aux fiches mises à jour en temps réel, avec une vision complète (domaines d’expertise, efficacité commerciale, positionnement tarifaire, évolution du business, implantation…)
> Vous restez le contact privilégié des fournisseurs dans les phases de sourcing, réponse au besoin, négociation.

4. Gestion des documents simplifiée :

« L’automatisation permet de réduire les risques d’erreurs (erreurs de saisie, mauvaise transmission de l’information), et une réduction du temps de traitement »
> Passage de commande et génération de contrats automatisés dans l’outil.
> Le renouvellement des contrats est simplifié via l’outil, plus besoin de relancer les prescripteurs.
> Vous accédez à l’intégralité des documents obligatoires (attestation d’immatriculation, attestation sociale, attestation d’assurance, délégation de pouvoir…)

5. Reporting en temps réel pour mieux piloter vos actions :

« L’automatisation des indicateurs et des outils de reporting vous permet de gagner du temps et de vous accompagner dans les négociations au quotidien »

> Mise à disposition d’indicateurs opérationnels. Vous pouvez par exemple accéder à l’évolution du TJM moyen par profil, et évaluer comment chaque fournisseur se positionne, en quelques clics.
> Fiches fournisseurs : elles sont un outil synthétique, mis à jour en temps réel, permettant d’avoir une vision globale de vos fournisseurs lors de vos rendez-vous de négociation.
> Accès à un reporting stratégique actualisé en temps réels et exportable, pour donner de la visibilité à la Direction Achats sur les dépenses en cours, les évolutions, les gains réalisés, par fournisseur et par entité.

PRATIQUE
Pour en savoir plus, téléchargez la fiche OBMS « Reporting opérationnel »

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