Sélectionner une page

Pourquoi rédiger un cahier des charges?

Rédiger clairement un cahier des charges peut sembler contraignant et chronophage mais s’avère rentable à long terme. Il permet, en effet, de faciliter le travail de l’acheteur et la mise en concurrence des prestataires mais surtout, d’évaluer clairement le résultat obtenu et d’éviter tout litige possible quant au résultat attendu. Il vous préservera ainsi des pertes de temps et d’argent que pourrait vous causer un malentendu avec un fournisseur.

Pourtant, en pratique, on constate que l’entretien oral avec le prestataire (ou brief oral) est le plus couramment utilisé…à tort. Certes, le procédé peut sembler plus « interactif » mais il ne permet pas de gagner du temps et a fortiori de l’argent. En premier lieu, le brief oral pousse à contacter moins de fournisseurs et réduit ainsi les avantages de la mise en concurrence. De plus, l’oralité est moins précis que l’écriture et peut engendrer des oublis. Il permet, en outre, aux prestataires d’influencer le donneur d’ordre sur ses attentes afin de lui vendre un service dont il n’aurait pas vraiment besoin. Enfin, la comparaison des propositions commerciales reçues s’avèrera forcément plus compliquée. Ainsi, il parait plus raisonnable de consacrer le temps nécessaire à la rédaction d’un cahier des charges pour être certain de trouver l’expert le plus adapté à son projet.

Comment rédiger un cahier des charges

Tout d’abord, il est primordial de définir un objectif clair en choisissant notamment un verbe d’action (par exemple : concevoir, piloter etc.) que l’on complètera par un but à atteindre. A partir de là, on peut formuler un descriptif détaillé définissant les tâches à réaliser pour le projet ainsi qu’un planning permettant leur ordonnancement.

Ensuite, il est important de préciser une contrainte forte pour la réalisation de ce projet (par exemple : contexte international) ainsi que les livrables attendus (tel qu’ un rapport d’activité ou un dossier de spécification).

Puis, il faut définir les compétences requises pour la mise en œuvre du projet ainsi que leur importance et le niveau attendu: on peut classer ces compétences en 6 familles distinctes :

Photos courtesy of and copyright (Freerange Stock Archives), Free Range Stock, www.freerangestock.com

  • Les compétences métiers/ le profil avec la séniorité: développeur, chef de projet, responsable infrastructure etc./Junior, confirmé, senior etc.
  • Les compétences fonctionnelles : CRM, contrôle de gestion, gestion des risques, RH etc.
  • Les spécialités maîtrisées : business intelligence, ERP, GED…
  • Les compétences relationnelles : esprit d’équipe, résistance au stress etc.

Enfin, n’oubliez pas de préciser le lieu de réalisation du projet ainsi que les dates de démarrage, de fin et les dates limites de réponses que vous aurez prévues.

Conseils pratiques :

– Anticiper le lancement de l’appel d’offres afin de pouvoir recueillir le maximum de réponses et ainsi de faire jouer la concurrence pour obtenir de meilleurs tarifs.

– Prenez soin de vérifier le cadre légal dans lequel s’appliquera le projet. En effet, l’article L.125-3 du Code du travail précise que « toute opération à but lucratif ayant pour objet exclusif le prêt de main d’œuvre est interdite sous peine des sanctions prévues par l’article L.152-3 dès lors qu’elle n’est pas effectuée dans le cadre (…) des dispositions relatives au travail temporaire« . De plus, « toute opération à but lucratif de fourniture de main d’œuvre qui a pour effet de causer un préjudice au salarié qu’elle concerne ou d’éluder l’application des dispositions de la loi, de règlement ou de convention ou accord collectif de travail, ou « marchandage » est interdite. » (article L.125-1 du Code du travail).

– Soyez synthétique mais précis, établissez les compétences clés attendues plutôt qu’une longue liste de compétences non essentielles.

– Enfin, anticipez l’avenir en standardisant vos appels d’offres. Opase vous propose pour cela une plateforme adaptée, OBMS, qui vous permet en quelques instants seulement d’ exprimer votre besoin, de consulter vos fournisseurs et de recevoir les réponses idoines.

Abonnement au Blog

Abonnement au Blog

Inscrivez-vous pour recevoir une alerte dès qu'un nouvel article est publié !

You have Successfully Subscribed!

Share This